Претензия по договору купли-продажи с условием предоплаты и доставки

Письменно (извиняюсь за банальность), указать в ней:

- когда, между кем и какой договор заключен

- когда (расчетный рабочий день уведомления по условиям вашего договора), от кого и о чем должно было поступить уведомление (или уже доставлен товар - у вас вообще срок достаки, не уведомления, определен?)

- требование ваше, ннапример, поставить товар не позже ... (если у вас есть интерес к получению товара, можете указать срок, до которого вы ждете, а после которого он вам уже не нужен) либо вернуть средства (если срок поставки истек)

Претензия в двух экземплярах (один - поставщику, воторой - для вас).

Из вопроса не ясно, это отношения между компаниями/ИП или между компанией и вами как потребителем (гражданином не ИП). От этого зависит часть требований в претензии и способ ее вручения.

Лучше направлять либо заказным с описью вложения, либо телеграммой (если вы физлицо, а принимать в офисе компании ее отказываются), либо отдать в офисе под роспись о вручении на вашем экземпляре и продублировать на эл.адрес.