Доплата за стаж в медицинских учреждениях - как расчитать срок?

Здравствуйте! Пишет Вам бюджетное учреждение "Центр гигиены и эпидемиологии" У нас такой вопрос: " К нам несколько раз принимался водитель (назовем Иванов), то на период больничного, то отпуска в итоге получилось 1 месяц за год. Записи в трудовую не делались (Иванов не хотел, чтобы в трудовой были записи по 5 дней, 7 дней). Затем 19.03.2012г. он принимается к нам постоянно водителем. Год как у нас работает будет 19.03.2013г., но так как у нас он до этого проработал месяц, то год получается 19.02.2013г. Мы своим сотрудникам платим за стаж кто проработал в мед.учреждении 1 год, 3года, 5 лет (доплата к зарплате) по коллективному договору. Вопрос: Когда мы должны установить ему доплату с 19 февраля или 19 марта?