Развивающийся бизнес и совершенствование сферы государственных услуг привели к значительному увеличению объемов документооборота. Передача бумаг сегодня осуществляется гражданами в те или иные органы и учреждения почти ежедневно. Бюрократичность системы, сопровождаемая многочисленными проволочками, дополнительными требованиями и прочими атрибутами недобросовестного исполнения должностными лицами своих обязанностей могут быть устранены практикой получения расписок о вручении бумаг.
Когда составляют расписку?
К сожалению, лишь в некоторых государственных органах выдается расписка в получении документов. Власти активно внедряют систему удостоверения количества и видов бумаг, переданных заявителем. Чаще всего этот документ оформляется при:
- сдаче заявления о регистрации недвижимости и сделок с ней;
- при обращении за градостроительными планами и разрешениями на строительство;
- при таможенном оформлении грузов;
- при передаче бумаг поверенному, брокеру или иному ответственному лицу;
- в прочих случаях.
Оформление бумаги, удостоверяющей прием пакета документов, дисциплинирует должностных лиц и исключает споры о полноте предоставленной информации.
Правила составления
Юристы утверждают, что расписка в получении документов, составленная с учетом ряда требований, может полностью исключить недобросовестное поведение представителей властных структур. Кроме того, при утрате бумаг она станет доказательством их существования и будет основанием возложения обязанности по восстановлению на виновников.
Расписка на получение документов должна содержать:
- наименование «расписка о предоставлении документов»
- регистрационный номер;
- дата приема бумаг от заявителя;
- дата планируемой выдачи готовых свидетельств, разрешений, планов и прочих бумаг;
- полное перечисление переданных должностному лицу бумаг, их подробное описание (оригинал, копия, количество экземпляров, листов, наличие удостоверительных надписей и прочее);
- должность и фамилия должностного лица, принявшего бумаги;
- печать органа или личный штамп специалиста приема;
- указание адресов и контактных телефонов, по которым можно получить информацию о текущем состоянии дела.
Расписку, как правило, составляют с применением печатной техники. Средствами идентификации являются номер, печать и подпись, в некоторых государственных органах на документ наносят голограммы и штрих-коды.
Как составить расписку самостоятельно?
Не в каждом органе и учреждении еще выдают подтверждение в приеме документов. Юристы рекомендуют составлять расписку одновременно с подготовкой заявлений и приложений к ним. Эти документы оформляют с соблюдением указанных выше требований. Наименования документов располагают в специальной таблице. Кроме того, в тексте расписки можно зафиксировать, что представленных бумаг достаточно для выдачи готовых свидетельств и разрешений. Такой подход позволит избежать случаев халатности в процессе приема и удостоверения копий со стороны должностных лиц.
Преимущества
- Расписка о предоставлении документов делает невозможным отклонение заявления по причине недостаточности приложений.
- Наличие расписки гарантирует заявителю сохранность бумаг при любых обстоятельствах.
- Документ, подтверждающий передачу конкретных бумаг, защищает заявителя от повторных требований и необоснованных отказов.
Недостатки
- Не все органы и учреждения имеют практику предоставления расписок о приеме бумаг.
- Большая часть должностных лиц, не уверенных в своих возможностях вовремя решить вопрос, отказывается от подписания расписок.
- Ответственность, к которой обязывает расписка, делает должностных лиц особенно требовательными к оформлению и комплектности бумаг.
